Rechtsgrundlage für die Arbeit des Stockwerkeigentumsverwalters ist der zwischen den beiden Parteien abgeschlossene Verwaltervertrag nebst dem dazugehörigen Leistungsverzeichnis. Auf Seiten der Stockwerkeigentümer ist die Eigentümerversammlung der Vertragspartner. Sie wird durch diejenigen Eigentümer mit Wirkung nach aussen vertreten, die dazu per Beschluss berufen worden sind. Abhängig von der Zahl an Stockwerkeigentümern wird das mehrköpfige Gremium als Vorstand oder als Beirat bezeichnet.
Der Verwaltervertrag hat wahlweise eine feste oder eine unbestimmte Laufzeit. Daran ist auch die ordentliche Kündigung geknüpft. Darüber hinaus besteht ein jederzeitiges ausserordentliches, also vorzeitiges Kündigungsrecht aus einem besonderen, wichtigen Grund. In beiden Fällen sind für die Kündigung dieselben formellen Voraussetzungen einzuhalten wie für den Vertragsabschluss. Die Eigentümerversammlung muss sich mehrheitlich für die Kündigung des Vertrages entscheiden. Vollzogen wird der Kündigungsvorgang durch das ‚Führungsgremium‘.
Die ordentliche, also vertraglich vorgesehene Kündigung läuft problemlos ab. Sie kann von beiden Vertragsparteien ausgesprochen werden. Schwieriger bis hin zu unerfreulich hingegen gestaltet sich die ausserordentliche Kündigung. Derjenige, der die Kündigung ausspricht, muss sie so begründen, dass sie einer richterlichen Überprüfung standhält. Die ausserordentliche Kündigung wirkt sich immer zum Nachteil des beauftragten Verwalters aus. Der geht von einer vertraglichen Laufzeit mit den dazugehörigen Rechten und Pflichten aus. Zu seinen Rechten gehört die Pflicht der Stockwerkeigentümer, das vertraglich vereinbarte Honorar pünktlich und in voller Höhe zu bezahlen.
Die ausserordentliche Kündigung erfordert außerordentliche Anlässe. Die liegen dann vor, wenn der Verwalter seine Vertragspflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig vernachlässigt. Dazu gehören das dauerhafte Nichtbefolgen von Vorgaben und Beschlüssen der Stockwerkeigentümer, der Verstoss gegen die Treuepflicht gegenüber dem Auftraggeber, aber auch ‚Mauscheleien und Kumpaneien bei Auftragsvergaben‘. Der Verwalter muss sich in jeder Situation so verhalten, dass er unangreifbar ist. Fremdaufträge müssen ausgeschrieben und nach dem jeweils günstigsten Preis-Leistungs-Angebot vergeben werden. Hier besteht ein recht weitgehender Handlungs- und Entscheidungsspielraum. Eine bevorzugte Auftragsvergabe an Bekannte, Verwandte oder sonstige dem Verwalter nahestehende Personen kann spätestens dann der Grund für eine ausserordentliche, fristlose Kündigung sein, wenn dadurch die Stockwerkeigentümer direkt oder mittelbar benachteiligt werden. Schlimm wird die Situation dadurch, dass sich solche Nachteile finanziell zu Lasten des Wirtschaftsplanes für die Stockwerkeigentümergemeinschaft auswirken.
Die Stockwerkeigentümer sollten sich darauf einstellen, dass eine fristlose Kündigung vom Verwalter nicht klaglos hingenommen wird. Sie müssen mit einer pauschalen Entschädigungsforderung für die verbleibende Vertragslaufzeit rechnen, die durch ihre Entscheidung zur ausserordentlichen Kündigung verkürzt worden ist. In dieser Situation sollte zunächst eine aussergerichtliche Einigung angestrebt werden. Klappt das nicht, dann kommt es zur Klage bei der zuständigen Schlichtungsbehörde mit dem Ziel, den Verwalter gerichtlich ‚absetzen zu lassen‘. Dieses Verfahren kostet Zeit und Geld, wobei keine der beiden Parteien abschätzen kann, wie es letztendlich ausgeht.